營運中的場館通常包含許多人員：如管理者、教練、櫃台人員、銷售業務、財務會計等，各自的職能以及負責範疇也都不同。也因此在系統操作面，應清楚劃分各自需要的功能權限，以避免爭議或操作失誤等問題發生，才能有效追蹤及檢視。人員管理功能，可讓商家有效掌控後台人員帳號，不必再擔心因人員流動而產生的帳號管理問題。
試著想像以下情境，是否讓您覺得頭痛欲裂：
- 教練使用系統，偷看其他教練業績或會員資料
- 業務透過系統，擅自修改票券或商品的價格給客人優惠
- 櫃台工讀生，可隨時查看每月場館營運及財務報表
很多時候，爭議的產生往往在於規則沒有事先定義清楚。因此妥善的權限分配，可讓員工各司其職，團隊互相配合，為場館打造更好的服務品質。
通常這些問題容易發生在以下場館中：
- 健身房
- 運動中心
- 瑜珈教室
- 舞蹈教室
- 游泳池
因此針對初期使用系統的業者，應先設定好人員權限的分配後，再來才是安排課程、老師及教室。 👉 系統教學 – 課程管理篇
本篇章將介紹「人員帳號」的功能操作：
【可點擊下方選單，快速跳至對應功能】
建立角色
「角色」：主要用來定義可以使用的功能權限有哪些。
(名稱可以是店長、教練、櫃台人員、業務等等作快速區分)
建立角色步驟：
- 角色清單
- 新增角色
- 選擇角色類型 (營運人員：後台系統使用人員、老師：老師APP使用人員，必須是課程管理 > 老師清單內的老師)
- 設定角色名稱 (ex. 櫃台、教練、店長等)
- 設定該角色在系統中可使用的權限
- 儲存
建立完成後，可使用「編輯」功能修改該角色名稱及使用權限。
注意：BookFast後台系統中，無論課程、老師、教室、商品、會員、角色、廣告等，建立後就無法刪除，但通常可以編輯名稱或選擇下架、隱藏。為避免統計報表資料混淆，不建議直接修改名稱，請直接新建資料。
建立人員帳號
「人員」：主要透過email方式註冊，來登入POS系統的帳號。
(可使用員工姓名或英文名稱，同時選定系統的權限範圍)
建立人員步驟：
- 人員清單
- 新增人員
- 選擇人員類型
- 設定人員名稱及登入的email帳號
- 設定所屬會館 (多分店架構適用)
- 選擇該人員的角色
- 儲存
建立完成後，系統將自動發送認證信到該人員信箱，設定密碼後即可登入使用。
注意：人員的所屬會館及角色可修改，但名稱及email帳號無法，如有更換mail請直接使用功能鍵「刪除」並重新建立。
後台管理帳號(email)、老師APP帳號(email)及會員資料的電子郵件不得重複，請留意！
為確保帳號安全性，認證信設定密碼有效時間為1小時，如超過時間請重新發送認證信。(請點選功能鍵「重新發送認證信」)
如該人員的操作權限不足，系統將自動跳出阻擋視窗。
常見問題
Q：為何在新增後台人員或老師帳號時，明明帳號沒使用過，系統卻跳出「此管理者帳號已存在」？
A：後台管理帳號(email)、老師APP帳號(email)及會員資料的電子郵件不得重複，請確認是否有使用過。
Q：新增後台人員或老師帳號時，如果帳號不小心在註冊會員時使用過，無法重複新增怎麼辦？
A：看是否有其他email帳號，或是可用分身的方式註冊——假設帳號是「abc123@gmail.com」可寫成「abc123+1@gmail.com」變成分身帳號，+後面的數字可以自訂。一樣會在同個信箱收到認證信，不需另外註冊，人員要記得這組分身帳號來登入 (目前 Gmail & hotmail 可以用分身，Yahoo 無法)。
總結
透過妥善分配人員的權限，一來讓權責劃分更為精準，另一方面也藉由系統提升工作效率。建議您可以先用心規劃好這部分，後續再進行課程及收費的設定。
BookFast 作為全方位的智能場館系統顧問，長期投入市場蒐集資訊，每一項系統功能皆是因應商家營運模式開發，不僅提供系統服務，更期待與您一起成長。
