系統教學 – 會員管理與儲值篇

系統教學 – 會員管理與儲值篇

 

本篇章將介紹「會員管理」的功能操作:

【可點擊下方選單,快速跳至對應功能】

 

會員清單內可管理會員的權益,包括新增/編輯會員資料、儲值、查詢儲值紀錄及預約紀錄、APP停權、匯出會員清單。

 


 

會員清單

 

新增會員

新增會員步驟:

    1. 會員清單
    2. 新增會員
    3. 設定會員資料
    4. 儲存

預約系統_會員管理_健身房預約

預約系統_會員管理_健身房預約

*」為必填欄位,如是有搭配品牌APP的商家,需要會員手機收簡訊做驗證,並填寫完整基本資料才算正式開通,

會員也可直接透過APP註冊會員,請參考→ 系統教學 – 專屬品牌APP功能及操作

 

編輯會員

● 會員帳號:系統需以手機號碼註冊,請輸入會員的手機號碼 (建立後無法修改)

● 姓名/性別/生日:日後還可以做修改

● 電子郵件:輸入會員Email後,還請會員至信箱內驗證

預約系統_會員管理_健身房預約

 

● 會員資料前的圖示說明:

  1. 無圖示:透過後台建立資料,還未於APP進行手機驗證的會員
  2. 橘色手機:已完成手機驗證,但基本資料未填寫完整
  3. 綠色手機:已完成手機驗證且基本資料也已填寫完整

預約系統_會員管理_健身房預約

會員須完成手機驗證、基本資料填寫完整才能使用會員APP服務喔!(包含老師APP預約)

 

● 單帳號單堂預約多人次:商家可自行決定是否要讓會員有單帳號預約多人次的功能

預約系統_品牌app_單帳號預約多人次

詳細設定請參考: BookFast 後台系統教學 – 系統設定篇  一般設定>預約規則

 

● APP端外部資訊連結:

1.會員APP連結按鈕:連結可使會員於APP端點擊時開啟外部連結,可放上官網、LINE、FB 粉絲頁、電商等連結,提升品牌曝光度

2.老師APP連結按鈕:因此連結只有老師、商家後台看得到,建議老師可填寫除了訓練記錄之外的資訊或關於學生狀況,方便老師在上課前了解學生

 

會員APP顯示畫面:

系統教學 – 會員管理與儲值篇

 

老師APP顯示畫面:

預約系統_會員 app_會員上課記錄

 

小提醒:

1.老師APP僅支援有私人課模組的權限可以開啟APP端外部資訊連結。

2.因iOS審查資訊較嚴格,請將提供的網址加密為https的連結,非https的網址會無法開啟。

 

ex. VIP、早鳥優惠、晚班團體課..等,記得按下「+」按鈕完成新增

後續在匯出會員清單、做活動通知推播時,都可依標籤做篩選唷~

● 備註:可填寫關於會員的資訊於此,備註的資料會員將不會顯示於APP上

 

會員清單右上方功能為:匯出會員/管理自訂欄位/欄位顯示

預約系統_會員管理_健身房預約

 

● 匯出會員:匯出目前所有的會員資料,可自訂要匯出的欄位

● 管理自訂欄位:如果系統預設的欄位資訊不夠,商家可彈性新增欄位(最多 10 個)

ex. 會館專屬 ID、偏好教練、身份證..等,自訂欄位主要提供給場館人員看,品牌APP上不會顯示

● 欄位顯示:可開啟、隱藏於會員清單中的欄位顯示

 


 

會員清單相關功能

建立會員資料後,右方顯示其他功能依序為:儲值紀錄/消費紀錄/訓練紀錄/通行紀錄/ APP 停權/請假/隱藏/會員詳細資料

預約系統_會員管理_健身房預約

 

儲值紀錄:顯示該會員所有票券的票券紀錄,包含方案內容、剩餘額度、效期都可於此畫面查看

預約系統_會員管理_健身房預約

後方操作功能:付款明細/註銷/編輯

 

1.付款明細:可查看該筆儲值的付款紀錄

您可於此頁面左上角「付款」新增第二筆付款紀錄,若此筆交易還有未收款將會顯示為綠色按鈕,反之若已無未收款,按鈕即為反灰。

預約系統_會員管理_健身房預約

後方操作功能:註銷/編輯

此註銷為取消單次付款紀錄,並非註銷此張票券,若要將票券註銷,還請透過上一層「儲值紀錄」的「註銷」功能。

若想備註此筆付款紀錄,可點選後方「編輯」執行。

 

2.註銷:將該票券做註銷,輸入退還金額、方式,如有開立發票也可選擇作廢、折讓

註銷流程說明:

預約系統_會員管理_健身房預約

 

若是定期定額交易要註銷,還請留意欲退款期數、金額:

小方格打勾為綠色,才是會退款的喔!

預約系統_會員管理_健身房預約

也提醒您,若該票券已有預約課程,註銷後系統將連帶取消以該筆票券預約的課程(課程未開始、未簽到),並歸還預約額度。

若是課程時間已過、已簽到的課程,則不會取消預約。

 

商家若是有串接 BookFast 的發票模組,在註銷時系統也會與您確認發票是否要作廢、折讓:

預約系統_會員管理_健身房預約

發票要作廢的條件為:全額退款、當月發票,若非上述條件則無法透過系統進行作廢,還請選擇折讓處理,

BookFast 系統僅支援作廢發票自動上傳發票服務平台,若是折讓處理還請於系統操作後再至發票服務平台執行折讓。

 

3.編輯:可修改該筆儲值紀錄的銷售人員、標籤、備註

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消費紀錄:顯示該會員所有課程預約、購買銷售商品的紀錄,如會員未到課也可由此頁面取消預約

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訓練紀錄:讓私人課老師為會員上課狀況做紀錄,紀錄將同步到品牌 APP、老師 APP

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品牌 APP 顯示:

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APP 停權:停權中的會員無法透過 APP 自行預約或進出場(方案使用權益不會延期),但可以自行取消預約的課程,

場館人員仍可在後台協助會員預約課程、進出場操作,也建議將停權中的會員帳號姓名前標示「已停權」,避免人員誤按到

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若要取消該會員的 APP 停權,只要再次點選「停權」的按鈕即可執行。

 

停權中的會員,如要透過 APP 預約,會跳出提醒「停權中不能預約」,詳細狀況請聯繫商家:

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請假:若會員需要進行請假,可透過該功能執行,執行時商家可自行決定欲展延的權益 [儲值票券、優惠券、通行卡],

頁面也會顯示已有預約的課程,請假後系統將會自動取消預約

預約系統_會員管理_健身房預約

請假執行的注意事項:

1.請假時間最長可至兩年

2.在請假期間系統後台、品牌 APP 皆不可預約課程、進出場

3.若是線上定期定額扣款的方案,由於法規有規範請假期間不得為會員進行扣款,因此系統也將一併展延扣款日

 

若要取消該會員的請假,只要再次點選「請假」的按鈕即可執行。

取消請假後的注意事項:

1.已請假的天數系統依然會認列為有效,因此無法將先前已請假的天數取消,

點選取消請假後,系統也會重新計算展延的效期,例如:請假時間為8/1至8/10,若會員於8/5提出取消後續請假,請假天數為5天(8/1至8/5)

2.將請假取消後即無法復原請假,還請操作時留意

 

隱藏:將會員資料反灰顯示,讓商家能清楚辨識,適用於久未預約或永久停權的會員

預約系統_會員管理_健身房預約

隱藏功能的適用情境:

1.因會員註冊帳號爲手機號碼,若會員更換手機需請會員重新註冊,建議場館可將舊帳號隱藏,以利搜尋時可作區別

2.會員在註冊時打錯手機號碼,因會員資料無法刪除,建議可隱藏

也建議可將舊會員資料設定為停權喔!

 

詳細會員資料:可查看或編輯會員的基本資料

預約系統_會員管理_健身房預約


 

會員票券與儲值

建立好會員之後,就可以幫會員儲值票券囉~
BookFast系統所提供的票券有:點數/堂數/時數/套票/優惠券
關於票券的介紹與設定請參考:BookFast 後台系統教學 – 自訂票券篇

 

儲值步驟:

  1. 會員清單
  2. 儲值票券
  3. 設定儲值方案、價格
  4. 儲存

預約系統_會員管理_健身房預約

操作BookFast系統時還請使用Google Chrome瀏覽器操作,若使用Safari或其他瀏覽器,可能有內建阻擋彈出視窗功能,導致無法正常操作。

 

● 會員帳號:可直接輸入手機末 5 碼或姓名快速查詢

● 票券種類:選擇要儲值的票券

如何設定票券? → 請參考 系統教學 – 自訂票券篇

● 方案啟用時間:設定該票券啟用的時間
1. 儲值後馬上啟用:按下儲存後即開始啟用
2. 使用者第一次預約就啟用:會員第一次預約當日才開始啟用
3. 首次上課當日才啟用:會員第一次上課當日才開始啟用
4. 自訂啟用時間

如果直接儲值「優惠券」,小計會自動帶入 0 元不收費,且優惠券不會因請假而延期,若希望優惠券可延期,請先儲值一般票券再連帶贈送。

 

儲存後即會進入付款頁面,選擇本次付款方式以及收款金額,按確認付款即完成儲值。

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系統上任何儲值、銷售、退費皆為人工紀錄的資料,並不代表實際收退款狀況,請商家先確認有實際收到款項後,系統再做操作,避免日後對帳上有誤差。

一筆結帳紀錄僅能選擇一種付款方式,若有兩種以上付款方式,請先輸入一筆後再至後台新增其他付款紀錄,

步驟為:點選至該票券的付款明細 → 付款

再次選擇付款方式、金額,即可完成!
系統也提供其他付款方式:「動滋券」、「振興券」、「抵用券」
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若您有串接 BookFast 的發票模組,付款方式為「動滋券、振興券、抵用券」時也會進入發票開立流程。

 


 

常見問題

Q:會員有換手機號碼,系統可以修改嗎?
A:會員帳號(手機號碼)建立後無法修改,建議會員使用新手機註冊新帳號,商家再由系統後台將原帳號的票券權益手動轉移過去;

若擔心人員在操作時錯誤或會員誤登舊帳號,建議將原帳號設定「停權」,並在姓名標示「已停權」來區分。

Q:可以直接轉讓票券嗎?
A:系統尚未有轉移票券功能,目前做法是先將會員 A 原本的儲值註銷後,再為會員 B 做一筆儲值,建議商家儲值時可備註清楚。

Q:為何使用 Mac 的 Safari 瀏覽器無法正常儲值?
A:請使用 Google Chrome 瀏覽器操作,若使用 Safari 或其他瀏覽器,可能有內建阻擋彈出視窗功能,導致無法正常操作。

Q:APP 停權中的會員完全無法預約課程或進出場嗎?
A:是的,APP 停權中的會員無法透過 APP 自行預約或進出場,但商家仍可在後台協助會員預約、進出場,

因此建議停權中的帳號,可在姓名前標示「已停權」,以利區別。

Q:會員可以補請之前的假嗎?
A:不可以,由於過去時間已無法回溯,因此系統僅支援請假未來的時間。

Q:如場館有店休,能否批次展延會員票券時間?
A:系統目前尚無批次展延票券的功能,且展延票券須透過請假執行,若有需要請洽詢 BookFast 官方客服。

Q:在幫會員儲值時,如果當下未收款或只收部分款項,要如何補收?
A:可至會員管理 → 會員清單 → 儲值紀錄 → 該筆付款明細 → 左上方「付款」,即可執行二次收款。

Q:會員約課後,才發現課程扣點設定錯,少扣了會員點數,有辦法補扣?
A:目前尚無補扣點功能,建議可再開一堂假的課,設隱藏、名額 1、設定好要補扣的點數,商家於系統後台手動幫該會員預約扣款,記得備註清楚。

 


 

總結

光有會員名單是不夠的,藉由定期分析、掌握需求、檢討改善才能達到永續經營。BookFast 的會員模組,讓您與課程預約、報到請假、會籍票券、消費行為作串聯,提供最有效的參考資訊

 

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