系統教學 – 會員管理與儲值篇

系統教學 – 會員管理與儲值篇

 

本篇章將介紹「會員管理」的功能操作:

 

會員清單內可管理會員的權益,包括新增/編輯會員資料、儲值、查詢儲值紀錄及預約紀錄、APP停權、匯出會員清單。

 



會員清單

 

新增會員

新增會員步驟:

    1. 會員清單
    2. 新增會員
    3. 設定會員資料
    4. 儲存

預約系統_會員管理_健身房預約

預約系統_會員管理_健身房預約

*」為必填欄位,如是有搭配品牌APP的商家,需要會員手機收簡訊做驗證,並填寫完整基本資料才算正式開通,

會員也可直接透過APP註冊會員,請參考→ 系統教學 – 專屬品牌APP功能及操作

 

編輯會員

● 會員帳號:系統需以手機號碼註冊,請輸入會員的手機號碼 (建立後無法修改)

● 姓名/性別/生日:日後還可以做修改

● 電子郵件:輸入會員Email後,還請會員至信箱內驗證

預約系統_會員管理_健身房預約

Email 驗證用途

1. 確保顧客寫的 Email 正確,後續您用該 Email 發送廣告訊息會更加有效
2. 讓系統的自動通知 Email 能正常發送。BF 系統跟第三方發信服務合作,提供多樣化的課程出席、會籍權益異動自動化提醒。該服務需在顧客完成驗證後才會收到相關通知。

如何驗證

1. 顧客註冊時(包含從後台及網站)會自動收到驗證信,前往收信點擊驗證即可完成
2. 補發驗證信:顧客可在品牌預約官網的個人資料頁、或是由您從後台補發

若沒完成驗證,能收到哪些通知

1. 不管有沒有驗證,都會收到的通知
在品牌預約官網用金流結帳買課程、方案,會收到購買成功收據合約信

2. 未完成驗證不會收到的通知類型
– 候位提醒
– 課程出席提醒
– 課程異動、停課提醒
– 票券儲值成功、被註銷退費的提醒
– 您發送的自訂廣告推播訊息

 

 

● 會員資料前的圖示說明:

  1. 無圖示:透過後台建立資料,還未於APP進行手機驗證的會員
  2. 橘色手機:已完成手機驗證,但基本資料未填寫完整
  3. 綠色手機:已完成手機驗證且基本資料也已填寫完整

預約系統_會員管理_健身房預約

會員須完成手機驗證、基本資料填寫完整才能使用會員APP服務喔!(包含老師APP預約)

 

● 單帳號單堂預約多人次:商家可自行決定是否要讓會員有單帳號預約多人次的功能

預約系統_品牌app_單帳號預約多人次

詳細設定請參考: BookFast 後台系統教學 – 系統設定篇  一般設定>預約規則

 

● APP端外部資訊連結:

1.會員APP連結按鈕:連結可使會員於APP端點擊時開啟外部連結,可放上官網、LINE、FB 粉絲頁、電商等連結,提升品牌曝光度

2.老師APP連結按鈕:因此連結只有老師、商家後台看得到,建議老師可填寫除了訓練記錄之外的資訊或關於學生狀況,方便老師在上課前了解學生

 

會員APP顯示畫面:

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老師APP顯示畫面:

預約系統_會員 app_會員上課記錄

 

小提醒:

1.老師APP僅支援有私人課模組的權限可以開啟APP端外部資訊連結。

2.因iOS審查資訊較嚴格,請將提供的網址加密為https的連結,非https的網址會無法開啟。

 

ex. VIP、早鳥優惠、晚班團體課..等,記得按下「+」按鈕完成新增

後續在匯出會員清單、做活動通知推播時,都可依標籤做篩選唷~

● 備註:可填寫關於會員的資訊於此,備註的資料會員將不會顯示於APP上

 

會員清單右上方功能為:匯出會員/管理會員欄位/欄位顯示

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匯出會員

匯出目前所有的會員資料,可自訂要匯出的欄位

管理會員欄位

管理會員欄位

如果系統預設的欄位資訊不夠,商家可彈性新增欄位(最多 20 個)

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  • 基本資料:可勾選是否為必填
  • 自訂欄位:可彈性新增欄位 ex. 你是如何知道本店、想訓練的部位、身份證字號…等
    • 後台專用:只能在後台看到,不會顯示在會員端
      ex. 可設定較私人的欄位,如奧客紀錄,讓資料只會顯示在後台,會員看不到
    • 必填:若勾選為必填,則在註冊或是後台時,必須填寫才能儲存資料

按下儲存後,未勾選『後台專用』的欄位會顯示在品牌App/預約官網/LINE Mini APP上的註冊流程中,以及 品牌App/預約官網的編輯頁面

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欄位顯示

可開啟、隱藏於會員清單中的欄位顯示

 



會員清單相關功能

建立會員資料後,右方顯示其他功能依序為:儲值紀錄/消費紀錄/訓練紀錄/通行紀錄/ APP 停權/請假/隱藏/會員詳細資料

預約系統_會員管理_健身房預約

 

儲值紀錄:顯示該會員所有票券的票券紀錄,包含方案內容、剩餘額度、效期都可於此畫面查看

 

 

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後方操作功能:付款明細/使用明細/註銷/方案共享/編輯/延長到期日

 

1.付款明細:可查看該筆儲值的付款紀錄

您可於此頁面左上角「付款」新增第二筆付款紀錄,若此筆交易還有未收款將會顯示為綠色按鈕,反之若已無未收款,按鈕即為反灰。

預約系統_會員管理_健身房預約

後方操作功能:註銷/編輯

此註銷為取消單次付款紀錄,並非註銷此張票券,若要將票券註銷,還請透過上一層「儲值紀錄」的「註銷」功能。

若想備註此筆付款紀錄,可點選後方「編輯」執行。

 

2.使用明細:可查看個別方案的使用紀錄,包含預約、取消

在使用人的列表中,可以看到使用方案的人為何,若為共享方案則可以看到「持有人」或是「共享人」;使用紀錄為流水形式,預約和取消各會出現一筆資料,因此,使用紀錄多於票券數量為正常情況!

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3.註銷:將該票券做註銷,輸入退還金額、方式,如有開立發票也可選擇作廢、折讓

註銷流程說明:

預約系統_會員管理_健身房預約

 

若是定期定額交易要註銷,還請留意欲退款期數、金額:

小方格打勾為綠色,才是會退款的喔!

預約系統_會員管理_健身房預約

也提醒您,若該票券已有預約課程,註銷後系統將連帶取消以該筆票券預約的課程(課程未開始、未簽到),並歸還預約額度。

若是課程時間已過、已簽到的課程,則不會取消預約。

 

商家若是有串接 BookFast 的發票模組,在註銷時系統也會與您確認發票是否要作廢、折讓:

預約系統_會員管理_健身房預約

發票要作廢的條件為:全額退款、當月發票,若非上述條件則無法透過系統進行作廢,還請選擇折讓處理,

BookFast 系統僅支援作廢發票自動上傳發票服務平台,若是折讓處理還請於系統操作後再至發票服務平台執行折讓。

 

4.方案共享:可將方案設置成共享,讓多人可以共同使用這個方案

開啟「此方案可以共享」後,便可以增加共享人,讓多人可以共同使用這個方案想了解共享方案詳細操作內容請點擊此

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5.編輯:可修改該筆儲值紀錄的銷售人員、標籤、備註

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6. 延長到期日

使用規則:

  • 有「編輯儲值」權限的管理員,才可用此功能
  • 總部僅可瀏覽方案內容,分店才可編輯
  • 僅可延長一次付清的方案,定期定額方案不支援
  • 新到期日不可選擇請假期間
  • 已過期、未啟用、永久有效的方案,不可編輯到期日

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消費紀錄

顯示該會員所有課程預約、購買銷售商品的紀錄,如會員未到課也可由此頁面取消預約

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訓練紀錄:讓私人課老師為會員上課狀況做紀錄,紀錄將同步到品牌 APP、老師 APP

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品牌 APP 顯示:

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APP 停權:停權中的會員無法透過 APP 自行預約或進出場(方案使用權益不會延期),但可以自行取消預約的課程,

場館人員仍可在後台協助會員預約課程、進出場操作,也建議將停權中的會員帳號姓名前標示「已停權」,避免人員誤按到

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若要取消該會員的 APP 停權,只要再次點選「停權」的按鈕即可執行。

 

停權中的會員,如要透過 APP 預約,會跳出提醒「停權中不能預約」,詳細狀況請聯繫商家:

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請假:若會員需要進行請假,可透過該功能執行,執行時商家可自行決定欲展延的權益 [儲值票券、優惠券、通行卡],

頁面也會顯示已有預約的課程,請假後系統將會自動取消預約

預約系統_會員管理_健身房預約

請假執行的注意事項:

1.請假時間最長可至兩年

2.在請假期間系統後台、品牌 APP 皆不可預約課程、進出場

3.若是線上定期定額扣款的方案,由於法規有規範請假期間不得為會員進行扣款,因此系統也將一併展延扣款日

 

若要取消該會員的請假,只要再次點選「請假」的按鈕即可執行。

取消請假後的注意事項:

1.已請假的天數系統依然會認列為有效,因此無法將先前已請假的天數取消,

點選取消請假後,系統也會重新計算展延的效期,例如:請假時間為8/1至8/10,若會員於8/5提出取消後續請假,請假天數為5天(8/1至8/5)

2.將請假取消後即無法復原請假,還請操作時留意

 

隱藏:將會員資料反灰顯示,讓商家能清楚辨識,適用於久未預約或永久停權的會員

預約系統_會員管理_健身房預約

隱藏功能的適用情境:

1.因會員註冊帳號爲手機號碼,若會員更換手機需請會員重新註冊,建議場館可將舊帳號隱藏,以利搜尋時可作區別

2.會員在註冊時打錯手機號碼,因會員資料無法刪除,建議可隱藏

也建議可將舊會員資料設定為停權喔!

 

詳細會員資料:可查看或編輯會員的基本資料

預約系統_會員管理_健身房預約



會員票券與儲值

建立好會員之後,就可以幫會員儲值票券囉~
BookFast系統所提供的票券有:點數/堂數/時數/套票/優惠券
關於票券的介紹與設定請參考:BookFast 後台系統教學 – 自訂票券篇

 

儲值步驟:

  1. 會員清單
  2. 儲值票券
  3. 設定儲值方案、價格
  4. 儲存

預約系統_會員管理_健身房預約

操作BookFast系統時還請使用Google Chrome瀏覽器操作,若使用Safari或其他瀏覽器,可能有內建阻擋彈出視窗功能,導致無法正常操作。

 

● 會員帳號:可直接輸入手機末 5 碼或姓名快速查詢

● 票券種類:選擇要儲值的票券

如何設定票券? → 請參考 系統教學 – 自訂票券篇

● 方案啟用時間:設定該票券啟用的時間
1. 儲值後馬上啟用:按下儲存後即開始啟用
2. 使用者第一次預約就啟用:會員第一次預約當日才開始啟用
3. 首次上課當日才啟用:會員第一次上課當日才開始啟用
4. 自訂啟用時間

如果直接儲值「優惠券」,小計會自動帶入 0 元不收費,且優惠券不會因請假而延期,若希望優惠券可延期,請先儲值一般票券再連帶贈送。

 

儲存後即會進入付款頁面,選擇本次付款方式以及收款金額,按確認付款即完成儲值。

系統教學 – 會員管理與儲值篇

系統上任何儲值、銷售、退費皆為人工紀錄的資料,並不代表實際收退款狀況,請商家先確認有實際收到款項後,系統再做操作,避免日後對帳上有誤差。

一筆結帳紀錄僅能選擇一種付款方式,若有兩種以上付款方式,請先輸入一筆後再至後台新增其他付款紀錄,

步驟為:點選至該票券的付款明細 → 付款

再次選擇付款方式、金額,即可完成!
系統也提供其他付款方式:「動滋券」、「振興券」、「抵用券」
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若您有串接 BookFast 的發票模組,付款方式為「動滋券、振興券、抵用券」時也會進入發票開立流程。

 



常見問題

Q:會員有換手機號碼,系統可以修改嗎?
A:會員帳號(手機號碼)建立後無法修改,建議會員使用新手機註冊新帳號,商家再由系統後台將原帳號的票券權益手動轉移過去;

若擔心人員在操作時錯誤或會員誤登舊帳號,建議將原帳號設定「停權」,並在姓名標示「已停權」來區分。

Q:可以直接轉讓票券嗎?
A:系統尚未有轉移票券功能,目前做法是先將會員 A 原本的儲值註銷後,再為會員 B 做一筆儲值,建議商家儲值時可備註清楚。

Q:為何使用 Mac 的 Safari 瀏覽器無法正常儲值?
A:請使用 Google Chrome 瀏覽器操作,若使用 Safari 或其他瀏覽器,可能有內建阻擋彈出視窗功能,導致無法正常操作。

Q:APP 停權中的會員完全無法預約課程或進出場嗎?
A:是的,APP 停權中的會員無法透過 APP 自行預約或進出場,但商家仍可在後台協助會員預約、進出場,

因此建議停權中的帳號,可在姓名前標示「已停權」,以利區別。

Q:會員可以補請之前的假嗎?
A:不可以,由於過去時間已無法回溯,因此系統僅支援請假未來的時間。

Q:如場館有店休,能否批次展延會員票券時間?
A:系統目前尚無批次展延票券的功能,且展延票券須透過請假執行,若有需要請洽詢 BookFast 官方客服。

Q:在幫會員儲值時,如果當下未收款或只收部分款項,要如何補收?
A:可至會員管理 → 會員清單 → 儲值紀錄 → 該筆付款明細 → 左上方「付款」,即可執行二次收款。

Q:會員約課後,才發現課程扣點設定錯,少扣了會員點數,有辦法補扣?
A:目前尚無補扣點功能,建議可再開一堂假的課,設隱藏、名額 1、設定好要補扣的點數,商家於系統後台手動幫該會員預約扣款,記得備註清楚。

 


 

總結

光有會員名單是不夠的,藉由定期分析、掌握需求、檢討改善才能達到永續經營。BookFast 的會員模組,讓您與課程預約、報到請假、會籍票券、消費行為作串聯,提供最有效的參考資訊

 

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BookFast 作為全方位的智能場館系統顧問,長期投入市場蒐集資訊,每一項系統功能皆是因應商家營運模式開發,不僅提供系統服務,更期待與您一起成長。

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