系統教學 – 課表建立及預約篇

系統教學 – 課表建立及預約篇

 

本篇章將介紹「課表」建立&預約的操作流程:

此功能通常為櫃台人員相關營運人員使用,藉由系統快速的建立資訊及查詢。

PS:在進行課表建立之前,請先完成「教室」、「老師」、「課程」的前置設定。

設定教學Go

 

【可點擊下方選單,快速跳至對應功能】

 


建立團體課

步驟:

  1. 主功能
  2. 團體課表
  3. 新增課表 (也可直接點選時間區段的空白處)
  4. 儲存

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● 進階編輯:如儲存前未點選「進階編輯」,課程內容將直接帶入「課程管理」設定的預設值;

開放預約及關閉預約也會自動帶入 系統設定 → 課表設定預設值。

 

點選進階編輯後會出現下圖:

可依照該堂課要設定的資訊做修改

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除上述的課程資訊可修改外,也可設定重複課程、預約會員專屬按鈕、代課老師:

● 重複課程:如未來同時段都有一樣的課程,可直接設定重複開課的日期,一次排好,省下許多時間

最多可連續安排 30 週,但建議可先排 4 週

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● 預約會員專屬按鈕:會員預約該課後,可透過APP預約紀錄看到連結按鈕並開啟指定的網址,建議您可放上課程介紹的網頁、影片連結、視訊上課連結..等等

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● 代課老師:若老師臨時有事需請假,可於課表上設定該堂課的代課老師

代課老師也需要是「老師清單」內已建立的老師才能選擇喔!

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設定儲存後代課老師將會在課表上特別標示,品牌會員 APP、品牌預約官網 也會同步顯示。

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排好課程後,課程資訊會秀在課表對應的時間上,除了該堂課基本資訊外,分別還有以下功能:

預約/預約名單/編輯/寄送課程通知/隱藏/停課/刪除

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● 預約:選擇要預約的會員,直接幫會員約課,或也可點選課表左上方的「預約」鈕

預約系統_預約流程_預約操作_會員預約

詳細預約步驟請參考下方「預約課程步驟」

 

● 預約名單:顯示有預約該堂課的會員名單,包括預約時間、預約來源 、剩餘額度、簽到狀態

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若會員想取消預約,但無法透過 APP 取消時,可請場館人員在此處協助取消。

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● 待位名單:如該堂課預約人數已滿,候位會員名單將會列在此

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需先至活動管理 → 通知管理 → 系統通知設定 → 課程預約通知設定 → 空位通知 開啟,會員才可於 APP 點選。

系統設定請參考:系統教學 – 活動管理篇 

會員操作畫面請參考:系統教學 – 專屬品牌APP功能及操作

 

● 編輯:可修改開課時間、教室、名額、預約會員專屬按鈕、開放及關閉預約時間、代課老師

若課程還未有會員預約,您可以編輯除了重複課程時間之外的所有課程資訊,但若已有會員預約 ,則課程名稱、付款方式、老師無法再做修改。

 

若有建立重複課程,修改課程資訊後儲存時,系統會詢問是只要修改本堂課 或 連同之後的重複課程一併修改。

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注意:變更後所選之單堂或多堂課程,將不再與原本連續課程有關聯

 

● 寄送課程通知:一鍵寄送Email 提醒會員前來上課,因此要有填寫正確Email的預約會員才會收到喔!

● 隱藏:將課程顏色反白,方便辨識,如下圖:

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隱藏課程只是將課表的顏色顯示為白色,但後台操作人員還是可以預約該課程,

若課程有開放會員端上架與預約,會員仍可於 APP 與品牌預約官網上進行預約。

 

● 停課:如該堂課因各種原因導致無法開課,可使用停課功能通知已預約的會員,會員已扣的票券權益將會自動退還,停課的推播通知也可自行修改

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注意:為維護商家及會員權益,停課後的課程,會永久顯示在課表上,並標示停課,無法再做任何修改 (包括恢復開課、刪除等),如要重新開課,請再到同時段排課。

 

● 刪除:可直接將課程從課表上移除,且品牌APP、品牌預約官網的課表上也將同步刪除

預約系統_預約操作_預約課表

提醒您,刪除後無法再操作此課程、復原課程,且也無法瀏覽該課表預約名單內的修改記錄,但會員預約記錄會保留相關曾經預約的內容;
如課程已有會員預約則無法刪除,請使用「停課」。

 

預約課程步驟:

  1. 選擇課程 或直接點選左上方的「預約」
  2. 預約
  3. 選擇欲預約會員並選擇付款方式
  4. 儲存 (預約成功後,點選課程「預約名單」即可看到預約的會員資料)

系統教學 – 課表建立及預約篇

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預約完成後即可在「預約名單」上看到已預約的會員資料。

 

提醒您,會員無法預約票券有效時間以外的課程:

若票券有效期限為 2020/04/21 ~ 2020/05/20,無法使用該票券預約 2020/05/21 (含)之後的課。

 

票券應用小撇步!

1.若會員儲值的票券為「單堂課程」,因此需將啟用日設定為「首次上課當日才啟用」,才能在儲值後補預約過去日期的課程。

2.若會員儲值的票券為「使用者第一次預約就啟用」、「首次上課當日才啟用」,因為線下販售的票券並不限於30日內開通,

僅有線上購買的方案,因遞延性商品與撥款相關會有30天內未啟用而自動啟用的設定。

3.套票還在使用期間,無法儲值相同套票於會員中。

 


建立私人課

步驟:

  1. 主功能
  2. 私人課表
  3. 新增預約 (也可直接點選時間區段的空白處)
  4. 選擇、設定預約資訊
  5. 儲存

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建立的步驟大致與團體課相同,目前系統私人課提供1對1 ~ 1對4,需先確定好會員、老師、時間、教室,建立課程時等同確認預約。

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注意:1對2 ~ 1對4課程,付款方式將全部扣除第一位會員的票券,概念類似主揪人帶親友來上課

 

排好課程後,課程資訊會秀在課表對應的時間上,除了該堂課基本資訊外,分別還有以下功能:

預約名單/訓練紀錄/編輯/寄送課程通知/停課/取消預約,功能大致上與團體課相同。

 

 

  • 取消預約:此功能與團體課的「刪除」相同,未簽到的狀態下可直接取消預約,課程從課表上移除,且品牌 APP 的課表上也不再顯示。

注意:已簽到狀態下無法透過 APP 取消預約,需請場館人員透過後台協助取消預約

 



其他功能

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課表內其他功能包括:

A. 篩選:可選擇顯示的日期、教室、課程、老師。

B. 匯出課表:排好課後可匯出課表 (支援PDF、jpg、Excel檔)。

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您可將課表印出後貼在粉絲團曝光喔!



常見問題

Q:在什麼狀況下會發生衝堂?
A:會員預約的兩門課程時間過近,則無法儲存預約 (判定衝堂),若該會員有開預約多人次權限,則不受此限制。詳情請見 系統設定篇

Q:私人課1對2 ~ 1對4 一定要綁定2 ~ 4位會員嗎?有時候是家長帶小孩來上課,沒有帳號怎麼辦?
A:是的,系統私人課需先確定好會員、老師、時間、教室,如一同上課者沒有帳號,建議可新增場館專用的虛擬帳號來協助預約,備註清楚即可。

Q:會員想要分別預約同天、同時段的團體課、私人課,可能本人上團體課、家人要上私人課,但系統會阻擋,無法預約怎麼辦?
A:因系統有防呆機制,會自動判斷會員帳號同時段無法預約團體課、私人課,避免人員誤約到。

建議做法:(1) 請該會員家人另外註冊帳號預約。  (2) 課程不要開在重複到的時段,與會員、教練溝通、備註清楚即可。

Q:如有客人要來體驗課程,還未註冊會員,可以約課嗎?
A:目前系統預約需要選擇會員,建議可以新增體驗用的會員帳號來預約,預約時備註清楚即可。

Q:已超過課程可取消預約的時間,但會員想要取消預約怎麼辦?
A:會員無法透過 APP 取消時,可請場館人員從後台協助取消。

Q:會員約課後,才發現課程扣點設定錯,少扣了會員點數,有辦法補扣?
A:目前尚無補扣點功能,建議可再開一堂假的課,設隱藏、名額1、設定好要補扣的點數,後台手動幫該會員預約扣款,備註清楚即可。

Q:課程「停課」及「刪除」的差別?
A:為維護商家及會員權益,停課後的課程,會永久顯示在課表上並標示停課,無法再做任何修改 (包括恢復開課、刪除等),若是選擇課程刪除將不會再於課表上看到該堂課程,刪除後也無法再瀏覽、編輯、復原課程,但會員預約記錄會保留曾經預約的紀錄。

若是課程未達開課人數時建議點選「停課」,若不小心建立錯誤的課程時則建議點選「刪除」再重新建立課程。

Q:為何在後台要幫會員約課,但介面按鈕反灰無法預約?
A:請確認下列幾點
1. 該堂課「

Q:建完課後,要再做編輯,但為何很多欄位反灰無法修改?
A:為維護商家及會員權益,課程建立後,在無人預約的情況下可再編輯課程資訊,但若已有會員預約該課程,則課程名稱、老師、課程時間、付款方式無法再變動。

Q:為何品牌 APP 上看到的課程空位數與後台建課時設定的預約上限名額不同?
A:請確認該課程資訊「會員端開放預約」內的「APP 預約名額上限」設定,品牌 APP 端看到的剩餘空位數會以此為主。
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Q:為何會員持有單堂課程票券卻無法預約課程?
A:因單堂課程為一日票券,場館協助會員儲值票券和設定線上方案時,請場館留意為會員儲值時方案啟用時間是否設定為「首次上課當日才啟用」。

詳細可參考:系統教學 – 課表建立及預約篇,請於頁面上搜尋「票券應用小撇步!」

Q:會員今天購買的票券,是否可補預約過去的課程?
A:若是當日購買的新票券無法補預約昨日以前的課程,建議將票券啟用日設定為「首次上課日才啟用、使用者第一次預約就啟用」,即可於當日預約過去課程,

但若票券啟用日設定為「儲值後馬上啟用」會無法預約過去課程。

 


總結

不管是課表建立、會員預約、櫃台報到、場館營運、售後服務等,都讓您提供更優質的服務體驗,

同時,也大幅省下了處理紙本作業的時間,讓您營運更加輕鬆,打造更高業績高峰!

 

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